Tag Archives: Die Maatskappywet No 71 van 2008

Korporatiewe Beheer – Die Veilige Bewaring van Rekords

Die woord “rekords” word in Artikel 1 van die Maatskappywet No 71 van 2008 (“die Wet”), omskryf as enige inligting wat in Artikel 24 van die Wet beoog word. Artikel 24 van die Wet omskryf verskeie rekords wat deur ’n maatskappy gehou moet word, insluitend afskrifte van die maatskappy se Memorandum van Inkorporasie (“MOI”) asook die maatskappy se rekeningkundige rekords.

Daar word ingevolge Artikel 24 van die Wet vereis dat die volgende maatskappy rekords op rekord gehou moet word:

  • ’n kopie van die MOI;
  • enige wysiging aan die MOI;
  • ’n afskrif van enige reëls deur die direksie gemaak;
  • ’n rekord van ’n maatskappy se direkteure;
  • afskrifte van alle verslae wat by ’n algemene jaarvergadering voorgelê word;
  • afskrifte van alle finansiële jaarstate;
  • rekenkundige rekords soos deur die Wet vereis;
  • kennisgewings en notules van alle aandeelhouersvergaderings;
  • alle besluite wat deur die aandeelhouers aangeneem is;
  • enige dokument wat met betrekking tot aandeelhouersbesluite aan aandeelhouers beskikbaar gestel is;
  • afskrifte van enige skriftelike kommunikasie wat aan enige klas aandeelhouer gestuur is;
  • notules van alle direksievergaderings en -besluite;
  • notules van direksiekomiteevergaderings, met inbegrip van die ouditkomitee; en
  • ’n sekuriteite-register vir elke maatskappy met winsoogmerk.

Daar word van alle maatskappye vereis om ’n geregistreerde kantoor in Suid-Afrika te hê en die rekords wat hulle ingevolge Artikel 24 van die Wet in stand moet hou, moet gehou word by daardie kantoor of ’n ander ligging waarvan die Companies and Intellectual Property Commission (“CIPC”) in kennis gestel moet word. Artikel 28(2) van die Wet bepaal dat ’n maatskappy se ander rekords, insluitend rekeningkundige rekords, gehou moet word, of toeganklik moet wees by die maatskappy se geregistreerde kantoor. ’n Maatskappy moet aanvanklik in sy MOI besonderhede van die ligging van sy geregistreerde kantoor verskaf en enige verandering daarna moet by wyse van kennisgewing aan die Kommissie gelewer word.

Alle maatskappy-rekords moet bewaar word in skriftelike, elektroniese of ’n ander formaat, wat dit moontlik maak om die inligting binne ’n redelike tyd in skriftelike formaat weer te gee.

Soms is ’n maatskappy se geregistreerde kantoor en sake-adres nie dieselfde nie – Artikel 23(3) van die Wet bepaal dat ’n maatskappy se geregistreerde adres die adres van die ligging van die maatskappy se kantoor of dan eerder die ligging van die maatskappy se hoofkantoor moet wees.

Die regulasies wat deur die Minister uitgevaardig is, skryf die termyn waarvoor maatskappy-rekords in stand gehou moet word, voor. Waar verskillende wetgewing verwys na die bewaring en gebruik van rekords, moet maatskappye aan die strengste van die wetgewende vereistes voldoen. Byvoorbeeld, die Wet op Belasting of Toegevoegde Waarde No 89 van 1991 stipuleer dat fakture gehou moet word vir vyf jaar vanaf die datum wat die opgawe ingedien is, maar die Wet sal vereis dat finansiële rekords vir ’n minimum van sewe jaar gehou word en daarom moet die maatskappy voldoen aan die strengste voorskrif van sewe jaar.

Waar wetgewing verwys na verskillende rekords (byvoorbeeld indiensneming-rekords teenoor rekenkundige rekords), dan is die vereistes spesifiek tot daardie wetgewing en moet aangewend word ooreenkomstig die betrokke rekords. Dit is belangrik om daarop te let dat die Wet ’n algemene vereiste ten opsigte van enige rekords en inligting het, wat ’n maatskappy vereis word om te hou in terme van die Wet of enige ander wetgewing, naamlik om hierdie inligting en rekords vir ’n periode van minstens sewe jaar (of die langer periode voorgeskryf deur die betrokke wetgewing) te bewaar.

In sekere omstandighede vereis wetgewing dat rekords bewaar moet word vir ’n onbepaalde tydperk. Die term “onbepaald” word nie gedefinieer in wetgewing nie, maar stipuleer duidelik dat rekords bewaar word vir solank as wat die betrokke entiteit bestaan. Sodra die entiteit nie meer bestaan nie, verval die “onbepaalde” tydperk ook. In die geval van ’n maatskappy, bestaan die verpligting slegs ten opsigte van ’n entiteit wat geregistreer is en bly by CIPC. Sodra ’n entiteit gederegistreer is, kan ander wetgewing vereis dat rekords gehou word, maar slegs vir ’n spesifieke periode en nie “onbepaald” nie. In die geval van likwidasie en sekwestrasie in terme van die Wet op Insolvensie No 24 van 1936, is daar spesifieke vereistes wat betrekking het tot die veilige bewaring van rekords. Omdat ’n gederegistreerde maatskappy gerestoreer kan word, of litigasie kan geskied in terme van ’n gederegistreerde maatskappy, is dit belangrik dat ’n gederegistreerde maatskappy se dokumentasie bewaar word vir ’n redelike tydperk van ten minste drie jaar na deregistrasie.

Hierdie is ‘n algemene inligtingstuk en moet gevolglik nie as regs- of ander professionele advies benut word nie. Geen aanspreeklikheid kan aanvaar word vir enige foute of weglatings of enige skade of verlies wat volg uit die gebruik van enige inligting hierin vervat nie. Kontak altyd u regsadviseur vir spesifieke en toegepaste advies. (E&OE)

Korporatiewe Beheer – ’n Trust as ’n Lid van ’n Beslote Korporasie

Die Wet op Beslote Korporasies No 69 van 1984 (“die Wet”) het voorsiening gemaak vir die oprigting van beslote korporasies wat eenvoudige, gedereguleerde en buigsame entiteite met beperkte aanspreeklikheid is wat veral vir klein ondernemings geskik is. Hulle het eie regspersoonlikheid en geniet die voordele van ewigdurende opvolging.

Die Maatskappywet No 71 van 2008, verbied egter die registrasie van enige nuwe beslote korporasies na 1 Mei 2011. Beslote korporasies kan omgeskakel word na maatskappye, maar maatskappye kan nie meer omgeskakel word na beslote korporasies nie. Reeds bestaande beslote korporasies word egter geadministreer deur die Wet.

’n Beslote korporasie het nie aandeelhouers nie, maar wel lede en aangesien ’n beslote korporasie afsonderlike regspersoonlikheid het, staan dit onafhanklik en verwyderd van sy lede. ’n Beslote korporasie kan uit ’n minimum van een lid tot ’n maksimum van tien lede bestaan. Die beperking op die aantal lede beklemtoon die wetgewer se bedoeling dat die beslote korporasie bedoel was vir kleiner ondernemings, waar die verhouding tussen die lede soortgelyk aan dié van vennote is.

Die Wet stipuleer in Artikel 29 dat slegs natuurlike persone lede mag wees van ’n beslote korporasie. Verder beklemtoon hierdie artikel dat ’n natuurlike of regspersoon in sy of haar kapasiteit as ’n trustee van ’n inter vivos trust ’n lid van ’n beslote korporasie kan wees as daar aan sekere vereistes voldoen word, naamlik:

  • Geen regspersoon mag direk of indirek ’n begunstigde wees van daardie trust nie;
  • Die lid sal dieselfde regsverpligtinge hê tussen homself of haarself en die beslote korporasie as wat ’n natuurlike persoon sou hê;
  • Die beslote korporasie is nie verplig, of het geen verpligting om enige ooreenkoms tussen die trust en die betrokke lid van die korporasie te onderhou of na te kom nie;
  • Indien die aantal natuurlike persone wat geregtig is om enige voordeel van die trust te ontvang, ter enige tyd wanneer hulle by die beslote korporasie gevoeg word, aanleiding gee daartoe dat die aantal lede van die korporasie meer as 10 word, sal die bepalings en voorwaardes waarvoor voorsiening gemaak word in hierdie artikel nie meer langer van toepassing wees nie

Gevolglik sal die volgende persone gemagtig wees om as lede van ’n beslote korporasie te dien:

  1. ’n Natuurlike persoon
  2. ’n Natuurlike of regspersoon in sy of haar hoedanigheid as ’n trustee van ’n testamentêre of inter vivos trust wat as verteenwoordiger van daardie trust optree, behalwe indien:
  • Die persoon ’n begunstigde van die trust is;
  • Die trustee ’n regspersoon is, en direk of indirek beheer word deur enige van die begunstigdes van die trust; en
  • ’n Natuurlike of regspersoon in sy of haar verteenwoordigende kapasiteit, insolvent, oorlede, verstandelik gestremd of andersins onbevoegd is om sy of haar eie sake te bestuur, ’n trustee van sy of haar eie boedel is of ’n administrateur, eksekuteur of kurator van sodanige boedel is.

Onderworpe aan die uitsonderings soos hierbo gestipuleer, mag slegs natuurlike persone lede van ’n beslote korporasie wees en mag geen regspersoon ’n ledebelang in ’n beslote korporasie hou nie. ’n Maatskappy of beslote korporasie kan dus nie ’n lid van ’n beslote korporasie wees nie en enige oortreding van hierdie verbod kan tot gevolg hê dat die regspersoon aanspreeklik sal wees vir sekere skulde van die beslote korporasie. ’n Beslote korporasie mag wel ’n lid van ’n maatskappy of vennootskap wees en ’n beslote korporasie kan selfs die beherende aandeelhouer van ’n maatskappy word.

Hierdie is ‘n algemene inligtingstuk en moet gevolglik nie as regs- of ander professionele advies benut word nie. Geen aanspreeklikheid kan aanvaar word vir enige foute of weglatings of enige skade of verlies wat volg uit die gebruik van enige inligting hierin vervat nie. Kontak altyd u regsadviseur vir spesifieke en toegepaste advies. (E&OE)