Korporatiewe Beheer – Die Veilige Bewaring van Rekords

Die woord “rekords” word in Artikel 1 van die Maatskappywet No 71 van 2008 (“die Wet”), omskryf as enige inligting wat in Artikel 24 van die Wet beoog word. Artikel 24 van die Wet omskryf verskeie rekords wat deur ’n maatskappy gehou moet word, insluitend afskrifte van die maatskappy se Memorandum van Inkorporasie (“MOI”) asook die maatskappy se rekeningkundige rekords.

Daar word ingevolge Artikel 24 van die Wet vereis dat die volgende maatskappy rekords op rekord gehou moet word:

  • ’n kopie van die MOI;
  • enige wysiging aan die MOI;
  • ’n afskrif van enige reëls deur die direksie gemaak;
  • ’n rekord van ’n maatskappy se direkteure;
  • afskrifte van alle verslae wat by ’n algemene jaarvergadering voorgelê word;
  • afskrifte van alle finansiële jaarstate;
  • rekenkundige rekords soos deur die Wet vereis;
  • kennisgewings en notules van alle aandeelhouersvergaderings;
  • alle besluite wat deur die aandeelhouers aangeneem is;
  • enige dokument wat met betrekking tot aandeelhouersbesluite aan aandeelhouers beskikbaar gestel is;
  • afskrifte van enige skriftelike kommunikasie wat aan enige klas aandeelhouer gestuur is;
  • notules van alle direksievergaderings en -besluite;
  • notules van direksiekomiteevergaderings, met inbegrip van die ouditkomitee; en
  • ’n sekuriteite-register vir elke maatskappy met winsoogmerk.

Daar word van alle maatskappye vereis om ’n geregistreerde kantoor in Suid-Afrika te hê en die rekords wat hulle ingevolge Artikel 24 van die Wet in stand moet hou, moet gehou word by daardie kantoor of ’n ander ligging waarvan die Companies and Intellectual Property Commission (“CIPC”) in kennis gestel moet word. Artikel 28(2) van die Wet bepaal dat ’n maatskappy se ander rekords, insluitend rekeningkundige rekords, gehou moet word, of toeganklik moet wees by die maatskappy se geregistreerde kantoor. ’n Maatskappy moet aanvanklik in sy MOI besonderhede van die ligging van sy geregistreerde kantoor verskaf en enige verandering daarna moet by wyse van kennisgewing aan die Kommissie gelewer word.

Alle maatskappy-rekords moet bewaar word in skriftelike, elektroniese of ’n ander formaat, wat dit moontlik maak om die inligting binne ’n redelike tyd in skriftelike formaat weer te gee.

Soms is ’n maatskappy se geregistreerde kantoor en sake-adres nie dieselfde nie – Artikel 23(3) van die Wet bepaal dat ’n maatskappy se geregistreerde adres die adres van die ligging van die maatskappy se kantoor of dan eerder die ligging van die maatskappy se hoofkantoor moet wees.

Die regulasies wat deur die Minister uitgevaardig is, skryf die termyn waarvoor maatskappy-rekords in stand gehou moet word, voor. Waar verskillende wetgewing verwys na die bewaring en gebruik van rekords, moet maatskappye aan die strengste van die wetgewende vereistes voldoen. Byvoorbeeld, die Wet op Belasting of Toegevoegde Waarde No 89 van 1991 stipuleer dat fakture gehou moet word vir vyf jaar vanaf die datum wat die opgawe ingedien is, maar die Wet sal vereis dat finansiële rekords vir ’n minimum van sewe jaar gehou word en daarom moet die maatskappy voldoen aan die strengste voorskrif van sewe jaar.

Waar wetgewing verwys na verskillende rekords (byvoorbeeld indiensneming-rekords teenoor rekenkundige rekords), dan is die vereistes spesifiek tot daardie wetgewing en moet aangewend word ooreenkomstig die betrokke rekords. Dit is belangrik om daarop te let dat die Wet ’n algemene vereiste ten opsigte van enige rekords en inligting het, wat ’n maatskappy vereis word om te hou in terme van die Wet of enige ander wetgewing, naamlik om hierdie inligting en rekords vir ’n periode van minstens sewe jaar (of die langer periode voorgeskryf deur die betrokke wetgewing) te bewaar.

In sekere omstandighede vereis wetgewing dat rekords bewaar moet word vir ’n onbepaalde tydperk. Die term “onbepaald” word nie gedefinieer in wetgewing nie, maar stipuleer duidelik dat rekords bewaar word vir solank as wat die betrokke entiteit bestaan. Sodra die entiteit nie meer bestaan nie, verval die “onbepaalde” tydperk ook. In die geval van ’n maatskappy, bestaan die verpligting slegs ten opsigte van ’n entiteit wat geregistreer is en bly by CIPC. Sodra ’n entiteit gederegistreer is, kan ander wetgewing vereis dat rekords gehou word, maar slegs vir ’n spesifieke periode en nie “onbepaald” nie. In die geval van likwidasie en sekwestrasie in terme van die Wet op Insolvensie No 24 van 1936, is daar spesifieke vereistes wat betrekking het tot die veilige bewaring van rekords. Omdat ’n gederegistreerde maatskappy gerestoreer kan word, of litigasie kan geskied in terme van ’n gederegistreerde maatskappy, is dit belangrik dat ’n gederegistreerde maatskappy se dokumentasie bewaar word vir ’n redelike tydperk van ten minste drie jaar na deregistrasie.

Hierdie is ‘n algemene inligtingstuk en moet gevolglik nie as regs- of ander professionele advies benut word nie. Geen aanspreeklikheid kan aanvaar word vir enige foute of weglatings of enige skade of verlies wat volg uit die gebruik van enige inligting hierin vervat nie. Kontak altyd u regsadviseur vir spesifieke en toegepaste advies. (E&OE)